Keberadaan Order Management System atau yang disingkat OMS, tampaknya cukup untuk menjadi salah satu bukti tentang kemajuan bisnis. 

Teknologi ini sudah banyak dimanfaatkan, khususnya dalam bisnis F&B (Food & Beverage). Sebagai pelaku usaha, Anda pun perlu mengenal apa itu sistem manajemen penjualan, manfaat, bahkan contoh penggunaannya dalam bisnis.

Karena dalam bisnis, kehadiran sistem manajemen pemesanan dianggap membuat proses kerja menjadi lebih efisien dan cepat. Seperti apa contoh dan manfaatnya? Yuk, simak selengkapnya!

Apa Itu Order Management?

Order Management System atau OMS adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengotomatiskan dan mengelola seluruh proses penerimaan, pengolahan, pemenuhan, dan pengiriman pesanan pelanggan.

Fungsi OMS adalah sebagai tulang punggung operasional bagi perusahaan atau bisnis yang terlibat dalam penjualan produk atau layanan.

Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan berubah dengan cepat, sistem manajemen penjualan menjadi penting untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memastikan integritas proses bisnis.

Sistem ini mengintegrasikan berbagai aspek order management, termasuk penerimaan pesanan, pengelolaan inventaris, pemrosesan pembayaran, pengaturan pengiriman, dan pelacakan pesanan.

Fungsi dan Fitur Order Management System

Segala fitur yang dirancang dalam order management system memiliki berbagai fungsi utama sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Dan perlu dipahami, OMS ini adalah alat yang dirancang untuk mengelola dan memproses pesanan pelanggan dari awal hingga akhir. Ini melibatkan serangkaian langkah yang meliputi penerimaan pesanan, pengolahan, pemenuhan, pengiriman, dan pelacakan.

Adapun aspek-aspek penting tersebut meliputi:

1. Penerimaan Pesanan

Ini adalah tahap di mana pesanan pelanggan diterima. Dalam bisnis F&B seperti cafe atau resto, hal ini bisa digambarkan ketika pelanggan mengakses sistem dan melakukan order, maka pesanannya akan secara otomatis masuk dan tercatat.

Jika sebelumnya crew cafe atau resto akan melakukan pencatatan pesanan secara manual, maka kini ada software OMS yang sudah bisa mengelolanya dari awal hingga akhir.

2. Pengolahan Pesanan

Setelah pesanan diterima melalui aplikasi manajemen order, informasi pesanan, termasuk detail produk, jumlah, dan alamat pengiriman, harus diperiksa dan divalidasi. Data ini kemudian dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses lebih lanjut.

3. Pemenuhan Pesanan

Setelah pesanan diverifikasi, langkah selanjutnya adalah memproses pemenuhan pesanan. Ini melibatkan pengambilan produk dari inventaris, pengepakan pesanan, dan persiapan pengiriman.

4. Pengiriman Pesanan

Untuk jenis usaha pengiriman barang, pesanan yang telah diproses kemudian dikirim ke alamat yang ditentukan oleh pelanggan. Ini melibatkan kerja sama dengan perusahaan logistik atau pengiriman barang untuk memastikan pesanan tiba dengan aman dan tepat waktu.

5. Pelacakan Pesanan

Selama proses pengiriman, penting untuk memberikan pembaruan pelanggan tentang status pengiriman. Ini dapat dilakukan dengan menyediakan nomor pelacakan yang memungkinkan pelanggan untuk melacak pesanan mereka secara online.

6. Manajemen Inventaris

Sebagian besar order management juga melibatkan manajemen inventaris yang efektif. Ini termasuk memantau persediaan, mengelola pergerakan produk, dan mengatur pengisian ulang saat diperlukan.

Sistem manajemen pesanan biasanya sering digunakan untuk mengotomatisasi proses pelayanan dalam suatu bisnis yang setiap harinya selalu memiliki order dalam jumlah yang cukup besar. Dengan begitu, proses kerja akan sangat terbantu, efisiensi dan akurasinya pun lebih meningkat.

Manfaat Penggunaan Order Management

Adapun manfaat penggunaan OMS yang berpeluang memberikan keuntungan dari sisi bisnis, diantaranya meliputi:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan menggunakan OMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan rantai pasok, mengurangi biaya pengolahan pesanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Selain itu, order management system juga memberikan informasi penting secara real-time tentang status pesanan, inventaris, dan kinerja bisnis secara keseluruhan, yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.

OMS membantu mengotomatiskan proses order management, mengurangi ketergantungan pada tugas manual yang rentan terhadap kesalahan. Dengan mengotomatisasi penerimaan pesanan, pengolahan, pemenuhan, dan pengiriman, tools ini dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Sistem atau tool manajemen order memungkinkan perusahaan untuk memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik melalui pemrosesan pesanan yang cepat, efisien,  dan akurat. 

3. Pengelolaan Inventaris yang Lebih Baik

Dengan adanya OMS, perusahaan dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap pesanan pelanggan, mengurangi risiko kesalahan manusia, meningkatkan waktu respons, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris.

4. Peningkatan Kolaborasi dan Koordinasi

OMS adalah sistem yang mendukung kolaborasi antara departemen yang terlibat dalam proses order management, seperti penjualan, gudang, logistik, dan keuangan.

Dengan adanya support tool seperti ini, semua pihak terlibat dapat mengakses informasi yang sama, mengkoordinasikan kegiatan mereka, dan mengurangi hambatan komunikasi.

5. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

OMS menyediakan informasi real-time tentang pesanan, inventaris, dan kinerja bisnis secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan manajemen untuk melacak dan menganalisis data secara efektif, membuat keputusan yang lebih baik, dan merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan.

6. Skalabilitas Bisnis

OMS dirancang untuk mendukung pertumbuhan bisnis. Dengan sistem yang terstruktur, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan dan memperluas operasi mereka ketika permintaan meningkat, tanpa mengorbankan keefektifan atau kualitas layanan.

7. Kunci Sukses & Integrasi Bisnis

Dalam dunia yang terus berkembang dengan pesat, OMS telah menjadi kunci sukses bagi banyak perusahaan dalam menjalankan operasi bisnis mereka dengan lebih efektif dan efisien. 

Dengan mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses order management system, tools tersebut memberikan fondasi yang kuat bagi perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar, memenuhi kebutuhan pelanggan, dan mencapai keunggulan kompetitif.

Contoh Penggunaan Order Management System

OMS dapat digunakan di berbagai jenis industri dan sektor bisnis, misalnya seperti:

1. E-Commerce

Dalam industri e-commerce, OMS sangat umum digunakan. Platform e-commerce seperti Amazon, eBay, dan Shopify menggunakan OMS untuk mengelola ribuan pesanan per harinya.

Bisa dibayangkan bagaimana jadinya, jika pengelolaan ribuan pesana dilakukan hanya mengandalkan cara manual, terlalu memakan banyak waktu bukan?! Selain itu, resiko kekeliruan saat mengelola pun cukup besar.

Karenanya, kehadiran OMS dalam industri ini bisa berperan dalam banyak hal, termasuk mengatur inventaris dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu.

2. Retail

Toko ritel baik offline maupun online merupakan salah satu industri bisnis yang akan bersinggungan langsung dengan customer dan menyediakan kebutuhan pokok mereka.

Agar tidak “kewalahan” saat mengelola dan melayani pembelian, penggunaan OMS di bisnis retail dimaksudkan untuk mengelola pesanan dari pelanggan, mengatur persediaan produk di berbagai lokasi toko, hingga memproses pembayaran.

3. Industri Manufaktur

Kegiatan dalam bisnis manufaktur begitu kompleks untuk ditangani secara tradisional. Inilah yang menyebabkan banyak industri manufaktur bermigrasi sistem ke sistem yang lebih canggih.

Di industri manufaktur, OMS digunakan untuk mengelola pesanan bahan baku, mengatur produksi, dan mengirim produk jadi ke pelanggan atau distributor.

4. Distribusi dan Grosir 

Perusahaan distribusi dan grosir juga sering menggunakan OMS untuk mengelola pesanan dari berbagai pelanggan, mengoptimalkan pengiriman produk dari gudang, dan menyediakan visibilitas inventaris secara real-time.

5. Perusahaan Teknologi

Perangkat lunak OMS juga bisa digunakan dalam kegiatan bisnis perusahaan teknologi, lho! Sistem ini bisa d

 mengotomatisasi dan mengelola proses pemesanan dan pemenuhan pesanan pelanggan. 

Perusahaan IT atau perangkat lunak sering menggunakan OMS untuk mengotomatisasi dan mengelola proses pesanan pembuatan perangkat lunak, perangkat keras, atau layanan cloud mereka.

6. Layanan Kesehatan

Di industri medis, tentu teknologi canggih sudah tidak asing lagi. Frontliner (pelayanan) adalah bagian yang sering kita lihat sudah menggunakan teknologi seperti OMS.

Lebih luas lagi, industri kesehatan ini dapat menggunakan OMS untuk mengelola pesanan peralatan medis, obat-obatan, atau layanan medis.

7. F&B Business

Dalam industri bisnis Food & Beverage, sistem OMS digunakan sebagai manajemen kasir untuk cafe, coffee shop, restoran, hingga kedai makan. Order management system digunakan untuk memilih dan memesan menu, melakukan pembayaran, hingga mengelola reservasi.

Di aplikasi kasir Tantri, Anda dapat menemukan integrasi lengkap yang berguna banyak untuk operasional bisnis Anda, termasuk sistem manajemen kasir, scan QR menu dan digital payment.

Adapun daftar fitur utama aplikasi kasir Tantri meliputi:

Anda dapat melakukan demo gratis & mudah sekarang juga! Aktivasi akan dibantu oleh tim kami dan akan dibantu promosi bisnis gratis. Atau konsultasikan bersama tim kami!

Baca Juga: Bisnis Kuliner Makin Digital Pakai 6 Aplikasi Kasir Gratis Selamanya

Penutup

Itulah pembahasan seputar OMS yang dapat sama-sama dipahami, atau bahkan menjadi ide dan langkah potensial untuk diterapkan pada bisnis Anda selanjutnya.

Seperti yang kita ketahui, bahwa penggunaan sistem otomatisasi menjadi ciri bahwa bisnis sudah mulai mengikuti perkembangan zaman. Di sisi lain, ada manfaat lebih yang bisa business owner jadikan sebagai investasi. 

Jika Anda mulai menaruh minat dan penasaran mengenai penerapan Order Management System, khususnya untuk sektor bisnis F&B, jangan ragu untuk hubungi kami!