Begitu banyak aplikasi POS (Point of Sale) kini menawarkan berbagai fitur untuk memudahkan efisiensi operasional bisnis. Namun, semua fitur tersebut tidak akan ada artinya, bahkan pemborosan, jika tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Sebab itu, Anda perlu mengetahui fitur aplikasi POS mana saja yang wajib ada dan opsional agar investasi yang dikeluarkan tidak sia-sia. Mari simak daftarnya di artikel berikut!

Pentingnya Fitur Tertentu pada Aplikasi POS Anda 

Sebelum membahas fitur-fitur spesifik, Anda perlu memahami mengapa fitur-fitur tertentu begitu penting dalam aplikasi POS. 

Fitur POS yang tepat dapat membuat perbedaan cukup besar dalam efisiensi operasional, akurasi data, dan kepuasan pelanggan. 

Menurut data, bisnis yang menggunakan sistem POS terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi operasional hingga 35% dibandingkan dengan sistem manual atau sistem yang terpisah-pisah. 

Hal ini terjadi karena otomatisasi proses, pengurangan kesalahan manusia, dan integrasi data untuk pengambilan keputusan cepat.

Fitur Aplikasi POS yang Wajib, Ada Apa Saja?

1. Pencatatan Transaksi 

Fitur ini WAJIB ada dalam setiap aplikasi POS. Sebab, tujuan utama dari penggunaan aplikasi POS adalah menggantikan sistem pencatatan transaksi manual.

Setidaknya, fitur pencatatan transaksi mencakup kemampuan untuk:

• Memproses penjualan dengan cepat. Kasir dapat memilih produk, menambahkan jumlah, dan menyelesaikan transaksi dalam hitungan detik.
• Mencatat detail transaksi, mencakup waktu, produk yang dibeli, jumlah, harga, dan metode pembayaran.
• Mengelola diskon dan promosi secara otomatis.
• Mencetak atau mengirim struk digital melalui email atau WhatsApp.
• Mencatat riwayat transaksi dengan rapi agar mudah dicari jika diperlukan untuk proses refund, penukaran, atau audit.

2. Manajemen Stok

Bagi bisnis ritel atau F&B, kehabisan produk terlaris atau kelebihan stok barang yang kurang laku adalah mimpi buruk. Maka dari itu, aplikasi POS sebaiknya memiliki fitur Manajemen Stok / Manajemen Inventaris.

Melalui fitur ini, Anda dapat:

• Melacak stok real-time. Setiap produk terjual akan otomatis mengurangi jumlah stok di sistem.
• Peringatan stok rendah. Sistem akan memberikan notifikasi otomatis ketika jumlah suatu produk sudah mencapai batas minimum agar Anda tahu kapan harus memesan ulang.
• Distribusi stok antar cabang. Kalau Anda memiliki lebih dari satu outlet, fitur ini memudahkan pemindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain.
• Stok opname. Mempermudah proses penghitungan fisik stok dengan data digital sebagai acuan guna mengurangi selisih dan potensi kehilangan.

3. Penerimaan Berbagai Metode Pembayaran

Memasuki era cashless, kemampuan aplikasi POS menerima berbagai metode pembayaran sangat penting. 

Aplikasi POS setidaknya mendukung pembayaran tunai, kartu debit/kredit, e-wallet, dan QRIS. Banyaknya pilihan dalam metode pembayaran ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempercepat proses transaksi.

4. Laporan & Analitik

Fitur laporan dan analitik berguna untuk memahami tren penjualan, mengidentifikasi produk laris, dan menganalisis performa karyawan. Laporan harus dapat disesuaikan berdasarkan periode waktu, kategori produk, atau lokasi toko. 

Carilah fitur laporan yang menyajikan data tentang:

• Laporan penjualan, mencakup analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, bahkan per jam untuk mengetahui waktu tersibuk.
• Laporan keuangan, mencakup rincian total omzet, jumlah diskon, dan total pendapatan bersih (netto). Laporan ini penting untuk rekonsiliasi kas harian.
• Produk terlaris untuk mengetahui produk favorit pelanggan.
• Analisis laba-rugi. Memberikan gambaran kasar mengenai profitabilitas produk atau kategori tertentu.
• Performa karyawan. Melihat kinerja penjualan dari masing-masing staf.
• Ringkasan metode pembayaran. Mengetahui metode pembayaran mana yang paling sering digunakan pelanggan.

5. Manajemen Pelanggan

Fitur Manajemen Pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM) berfungsi untuk menyimpan informasi pelanggan, melacak riwayat pembelian, dan mengembangkan program loyalitas.

Melalui data pelanggan yang lengkap, Anda dapat memberikan layanan personal dan mengembangkan strategi marketing tertarget. 

6. Keamanan Data

Aplikasi POS harus memiliki sistem keamanan ketat untuk melindungi data transaksi, informasi pelanggan, dan data bisnis sensitif lainnya. 

Beberapa aspek keamanan yang harus ada di antaranya penyimpanan berbasis cloud, enkripsi data, autentikasi pengguna, dan backup otomatis.

7. Manajemen Karyawan

Bagi bisnis dengan banyak karyawan, fitur manajemen karyawan sangat dibutuhkan. Dengan fitur ini, Anda dapat membuat user account dengan level akses berbeda, absensi karyawan, dan mengelola shift kerja. 

Sistem juga akan menyediakan laporan performa karyawan berdasarkan total penjualan, jumlah transaksi, atau metrik lainnya. Hal ini membantu dalam evaluasi kinerja dan pengembangan program internal.

Tips Memilih Aplikasi POS yang Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis Anda! 

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Spesifik Bisnis

Setiap jenis bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Sebab itu, sebelum mulai mencari, coba buat dulu daftar fitur wajib sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Misalnya, bisnis restoran atau kafe membutuhkan fitur manajemen order dan manajemen meja. Sementara bisnis ritel lebih memerlukan fitur manajemen varian produk dan integrasi platform e-commerce. 

2. Pertimbangkan Skalabilitas

Pilih aplikasi POS yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda tanpa memerlukan pergantian sistem di masa depan. 

Misalnya, mampu menangani penambahan cabang baru dengan fitur Multi-Outlet, peningkatan volume transaksi, serta penambahan jumlah produk dan karyawan. 

3. Pertimbangkan Biaya Langganan

Jangan hanya melihat biaya berlangganan bulanan yang terlihat murah. Perhitungkan juga biaya setup awal, training karyawan, hardware tambahan, dan biaya maintenance jangka panjang.

Sesuaikan lagi dengan anggaran Anda serta manfaat yang ditawarkan oleh setiap fitur. Beberapa aplikasi yang menawarkan paket dengan harga sedikit lebih tinggi justru hemat jangka panjang karena sudah mencakup semua fitur.

4. Uji Coba Antarmuka (UI/UX)

Lakukan uji coba menyeluruh terhadap antarmuka pengguna (UI/UX) sebelum memutuskan. Pilih sistem yang intuitif, responsif, dan mudah dipelajari bahkan oleh karyawan baru sekalipun. 

Ajak tim Anda, terutama kasir yang akan menggunakannya setiap hari, untuk mencoba dan memberikan masukan. Sistem yang nyaman digunakan akan meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalkan kesalahan saat melayani pelanggan.

5. Periksa Kualitas Customer Support

Apabila Anda baru menggunakan aplikasi POS atau masih awam dengan teknologi ini, maka pilih penyedia jasa yang punya tim customer support responsif dan andal.

Caranya, coba hubungi tim CS untuk menanyakan sesuatu di awal. Dari sini Anda bisa menilai kecepatan respons dan kualitas jawaban mereka. 

Respon cepat dan solusi jelas di tahap awal adalah pertanda baik bahwa mereka akan siap membantu Anda saat benar-benar dibutuhkan nanti.

Mudahkan Operasional Bisnis Anda dengan Menggunakan Aplikasi POS Tantri

Sudah digunakan 1100++ brand kuliner Indonesia, Tantri adalah aplikasi POS berbasis cloud dengan 120++ fitur unggulan yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis F&B.

Beberapa fiturnya seperti QR Menu Order, Manajemen Pesanan, Pembayaran, Laporan Penjualan, Manajemen Meja, dan banyak lagi terbukti membantu para business owner meningkatkan efisiensi operasional bisnisnya.

Salah satu fitur favoritnya, QR Menu Order, memudahkan pelanggan Anda memesan langsung dari meja tanpa harus ke kasir. Scan, pesan, bayar!

Sederhanakan manajemen bisnis Anda dari hulu ke hilir. Bantu customer bebas antri bersama Tantri!

Jadwalkan Demo Gratis Sekarang!