Sedang pusing tujuh keliling karena melihat bahan baku terbuang gara-gara kedaluwarsa? Atau justru kelabakan karena kehabisan stok bahan utama di tengah ramainya pesanan?
Sebagai pemilik bisnis F&B, mengelola stok memang menjadi salah satu tantangan operasional terbesar yang menentukan untung dan rugi.
Banyak business owner merasa terjebak dalam siklus memesan terlalu banyak demi menghindari kehabisan, tetapi akhirnya malah membuang banyak bahan. Sebaliknya, memesan terlalu sedikit malah bikin pelanggan kecewa dan berpotensi kehilangan penjualan.
Lalu, bagaimana menerapkan manajemen stok restoran yang benar? Sebelum Anda salah langkah dan rugi lebih banyak, simak tipsnya di artikel ini, yuk!
Pentingnya Melakukan Manajemen Stok Restoran
Anggap saja ada sebuah kedai kopi di Jakarta Selatan yang sedang naik daun. Di awal perjalanannya, sang pemilik, sebut saja Mas Budi, sering mengalami masalah. Stok susu segar sering terbuang karena basi sebelum dipakai, sementara biji kopi single origin andalan malah sering habis di akhir pekan.
Tak hanya itu, ia juga curiga ada kebocoran lain. Laporan penjualan menunjukkan 100 cangkir kopi terjual, yang seharusnya menghabiskan 1 kg biji kopi. Namun saat cek fisik, stok biji kopi yang terpakai mencapai 1.5 kg. Ada selisih yang tidak bisa dijelaskan.
Akibatnya, arus kas terganggu, potensi keuntungan hilang, dan beberapa pelanggan setia mulai lari ke kompetitor.
Merasa bisnisnya di ujung tanduk, Mas Budi memutuskan untuk serius membenahi sistem inventarisnya. Ia mulai mencatat setiap bahan yang masuk dan keluar, menganalisis data penjualan harian, dan yang terpenting, ia menerapkan jadwal stock opname rutin setiap minggu.
Hasilnya, kedai kopi Mas Budi berhasil mengurangi pemborosan susu basi dan menemukan alasan stok biji kopi yang banyak terpakai. Sistem menunjukkan adanya selisih antara stok tercatat di sistem dengan stok fisik, yang ternyata disebabkan oleh kecurangan karyawan.
Dengan menutup celah kecurangan ini dan melakukan prediksi stok yang lebih baik, margin keuntungan kedainya berhasil meningkat.
Contoh kasus kedai kopi ini tidak sepenuhnya fiktif, melainkan gambaran dari bukti nyata betapa pentingnya manajemen stok restoran.
Dari contoh ini, kita bisa tahu bahwa melalui manajemen stok yang baik, pemilik bisnis F&B dapat:
- Meningkatkan efisiensi dapur.
- Mengurangi pemborosan bahan baku.
- Mencegah dan mendeteksi kecurangan atau pencurian stok.
- Menghindari kehabisan stok.
- Mengoptimalkan arus kas.
Tips Manajemen Stok yang Efektif untuk Restoran!
Sudah paham betapa pentingnya, kan? Sekarang pertanyaannya, bagaimana cara melakukannya dengan efektif di tengah kesibukan operasional yang padat?
Berikut adalah tips-tips praktis yang bisa langsung Anda terapkan:
1. Terapkan Sistem FIFO (First-In, First-Out)
Bahan yang pertama kali masuk ke penyimpanan harus menjadi yang pertama kali keluar untuk digunakan. Kelihatannya sepele, ya? Sayangnya, praktik ini sering terlewat, bahkan diabaikan.
Coba bayangkan Anda punya dua batch tomat. Batch A dibeli hari Senin, Batch B dibeli hari Rabu. Nah, tim dapur Anda harus selalu menggunakan tomat dari Batch A terlebih dahulu sebelum menyentuh Batch B. Tanpa menerapkan sistem ini, Batch A bisa terlupakan, layu, dan akhirnya terbuang sia-sia.
2. Tentukan Par Level untuk Setiap Bahan
Par level adalah jumlah stok minimum yang harus selalu Anda miliki untuk setiap bahan baku. Angka ini menjadi penanda kapan Anda harus melakukan pemesanan ulang.
Tanpa par level, Anda akan terjebak antara dua masalah stok, yakni memesan terlalu banyak atau memesan terlalu sedikit.
Contoh sederhananya, Anda tahu bahwa dalam seminggu, rata-rata restoran Anda membutuhkan 20 kg dada ayam. Anda juga tahu pengiriman dari pemasok butuh waktu 2 hari.
Maka, Anda bisa menetapkan par level di angka 8 kg. Begitu stok dada ayam di sistem menyentuh 8 kg, itu tandanya harus segera memesan lagi.
3. Jadwalkan Stok Opname secara Rutin
Stok opname atau audit inventaris adalah momen mencocokkan data di catatan dengan keadaan sebenarnya di gudang.
Ini membantu mendeteksi masalah pencurian, pemborosan tidak tercatat, atau kesalahan pencatatan. Sebaiknya lakukan secara rutin, bisa mingguan atau bulanan.
Misalnya, di catatan ada 10 botol sirup vanila, tapi saat dihitung fisik hanya tersisa 8 botol. Nah, 2 botol ini termasuk kerugian Anda. Dengan audit rutin, Anda bisa cepat menemukan selisih ini dan mencari tahu penyebabnya.
Namun, saat melakukan stok opname, hindari cara manual dengan kertas dan pulpen. Bukannya menyelesaikan masalah, Anda bisa-bisa malah tambah stres karena prosesnya lama dan rawan salah hitung.
Manfaatkan aplikasi POS, seperti Tantri. Cukup buka aplikasi Tantri di tablet atau ponsel, berkeliling gudang, dan masukkan jumlah fisik. Sistem akan langsung menunjukkan di mana ada selisih.
4. Manfaatkan Data Penjualan
Stop mengandalkan intuisi untuk memprediksi menu apa yang akan laris di akhir pekan. Gunakan data penjualan untuk mengetahui menu apa yang paling laku, di hari apa, dan bahkan di jam berapa.
Contoh, berdasarkan laporan penjualan, Anda melihat penjualan menu Wagyu Steak selalu melonjak 50% setiap malam Sabtu. Berbekal data ini, Anda bisa memesan stok daging wagyu lebih banyak khusus untuk hari Jumat, memastikan stok cukup tanpa harus menyimpan berlebihan di hari lain.
Lagi-lagi Anda tidak perlu menunggu laporan penjualan hasil rekap manual. Cukup dengan aplikasi POS, seperti Tantri, Anda akan langsung memeroleh laporan penjualan harian, mingguan, maupun bulanan yang akurat dan real-time.
5. Standarisasi Resep dan Porsi
Berapa biaya pasti untuk membuat sepiring Nasi Goreng Spesial di restoran Anda? Jika tidak tahu jawabannya, Anda tidak bisa mengontrol food cost. Sebab itu, manajemen resep sangat penting, yaitu memecah setiap menu menjadi takaran bahan baku.
Contoh, satu porsi Nasi Goreng Spesial terdiri dari 150g nasi, 100g ayam, 2 butir telur, 10g bawang, dst. Saat satu porsi terjual, maka stok bahan-bahan tersebut harus berkurang sesuai takaran.
6. Lakukan Analisis ABC
Tidak semua item di gudang memiliki nilai yang sama. Analisis ABC adalah metode untuk mengkategorikan inventaris berdasarkan nilainya untuk memprioritaskan perhatian.
Misalnya:
- Kategori A: Item bernilai tinggi namun jumlahnya sedikit, seperti daging wagyu, salmon, keju impor. Item ini butuh pengawasan paling ketat.
- Kategori B: Item bernilai sedang dengan jumlah sedang, seperti ayam dan sayuran.
- Kategori C: Item bernilai rendah, tapi jumlahnya sangat banyak, seperti garam, merica, tisu.
7. Jalin Hubungan Baik dengan Supplier
Jangan anggap supplier sekadar tempat memesan barang. Sebab, mereka adalah mitra penting untuk kelangsungan stok bisnis restoran Anda.
Hubungan yang baik bisa membuka pintu untuk negosiasi harga, jadwal pengiriman saat kondisi darurat, atau mendapatkan informasi produk terbaru.
Misalnya, karena Anda selalu membayar tepat waktu dan berkomunikasi dengan baik, pemasok sayuran Anda bersedia melakukan pengiriman tambahan di hari Sabtu saat Anda tiba-tiba kebanjiran pesanan dan kehabisan stok selada.
Tingkatkan Efektivitas Manajemen Stok Restoran dengan Tantri!
Setelah membaca tujuh tips di atas, mungkin timbul rasa kewalahan di benak Anda karena tidak tahu cara menerapkan semuanya di tengah kesibukan operasional restoran yang sudah padat. Memang bisa dilakukan secara manual, tetapi sangat melelahkan, tidak efisien, dan rentan human error.
Karena itulah, Anda perlu aplikasi kasir digital yang memiliki fitur lengkap khusus bisnis F&B, seperti Tantri!
Sudah digunakan 1500++ merchant kuliner di Indonesia, aplikasi Tantri membantu meningkatkan efisiensi manajemen stok dengan fitur Inventory, seperti:
✅ Daftar Stok
Pantau seluruh daftar stok bahan baku kapan saja dan dari mana saja. Atur juga batas stok minimum untuk mendapatkan notifikasi otomatis saat waktunya memesan ulang.
✅ Stok Opname
Anda bisa langsung membandingkan jumlah stok fisik dengan data di sistem dan menemukan selisihnya dalam hitungan menit. Cepat dan akurat!
✅ Pembelian Stok & Daftar Pemasok
Kelola semua data pemasok di satu tempat. Buat Purchase Order (PO) langsung dari aplikasi Tantri dan catat setiap pembelian stok dengan mudah.
✅ Distribusi Stok
Punya lebih dari satu cabang? Pindahkan atau distribusikan stok bahan baku dari satu outlet ke outlet lainnya dengan mudah dan pastikan semua prosesnya tercatat dengan rapi di sistem POS Tantri.
Tak cuma itu, masih ada 120++ fitur lain yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis restoran Anda! Ingin tahu lebih lanjut? Yuk, jadwalkan demo dengan tim kami sekarang!
