Sabtu malam, antrean pelanggan mulai panjang, dan pesanan online tidak berhenti masuk. Namun, di tengah puncak kesibukan itu, Anda baru sadar hanya ada satu barista yang bertugas karena kesalahan jadwal di grup WhatsApp.
Satu kesalahan kecil ini kemudian memicu rentetan masalah, mulai dari pesanan minuman lambat, pelanggan mulai gelisah, dan pramusaji kena omel. Ujung-ujungnya, reputasi dan penjualan yang menjadi korban.
Apakah skenario di atas relate dengan keadaan bisnis Anda saat ini? Jika iya, kondisi ini wajar sebab menemukan cara mengatur shift karyawan yang efektif memang salah satu tantangan operasional terbesar di bisnis F&B.
Kabar baiknya, sebenarnya ada cara untuk menjadwalkan shift karyawan dengan mudah dan cepat. Cara ini bisa dipelajari dan, jika dilakukan dengan benar, dapat memperbaiki efisiensi operasional bisnis Anda.
Seberapa Penting Mengatur Jadwal & Shift Karyawan F&B?
Bagi banyak pemilik bisnis F&B, mengatur jadwal dan shift karyawan terasa seperti pekerjaan administratif yang melelahkan dan tiada habisnya. Apalagi kalau jadwal berantakan gara-gara karyawan tak bisa hadir.
Bukan cuma bikin pusing kepala, tapi juga merugi sebab dampaknya:
- Overstaffing: Terlalu banyak karyawan di jam sepi. Anda membayar orang untuk berdiri dan menunggu.
- Understaffing: Kekurangan karyawan di jam sibuk. Akibatnya, pesanan lambat, kualitas layanan menurun, pelanggan kecewa, dan penjualan maksimal tidak tercapai.
- Karyawan Burnout: Jadwal yang tidak adil atau terus berubah mendadak membuat karyawan lelah dan tidak puas, akhirnya meningkatkan angka turnover atau pengunduran diri.
Studi Kasus
Ambil contoh fiktif kisah Mas Arif, pemilik kedai kopi di Jakarta Selatan. Alkisah, di tahun pertamanya, Mas Arif kewalahan. Ia mengatur jadwal hanya dengan Excel dan grup WhatsApp.
Hasilnya buruk sekali, sering kali ada tiga barista di hari Selasa pagi yang sepi, tetapi hanya dua orang yang kelabakan melayani lonjakan pelanggan di Jumat malam.
Biaya lembur membengkak, dan beberapa karyawan terbaiknya mengundurkan diri karena kelelahan.
Merasa bisnisnya tidak sehat, Mas Arif memutuskan mulai menganalisis data penjualan dari sistem kasirnya untuk menemukan jam-jam sibuk.
Akhirnya, ia menemukan pola bahwa lonjakan terjadi pada pukul 8-10 pagi, dan pukul 7-9 malam di akhir pekan.
Berbekal data ini, ia merombak total sistem penjadwalan karyawan dengan membuat jadwal berbasis pola kunjungan, yakni menambah staf hanya pada jam-jam sibuk dan menguranginya saat sepi.
Ia juga menetapkan aturan jelas untuk tukar shift melalui satu platform, bukan lagi via chat pribadi yang simpang siur.
Kisah ini memang fiktif, tetapi sebagai pemilik bisnis F&B, Anda kemungkinan besar pernah merasakan jadwal shift karyawan yang berantakan, kan? Mirip seperti kisah Mas Arif.
Nah, dari kisah ini, dapat kita ambil kesimpulan bahwa butuh perencanaan strategis untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan.
Lantas, bagaimana langkah-langkah praktis untuk mulai menerapkan penjadwalan yang efektif di bisnis Anda? Mari kita bahas lebih lanjut.
Begini Cara Mengatur Shift Karyawan F&B yang Efektif!
1. Pahami Pola Bisnis dengan Data, Bukan Ingatan
Langkah pertama, pahami dulu kapan bisnis Anda benar-benar sibuk dan kapan waktu sepi. Banyak pemilik bisnis masih mengandalkan ingatan atau feeling, padahal cara ini sering kali tidak akurat.
Untuk mendapatkan gambaran yang objektif, berhenti menebak-nebak. Gunakan data penjualan dari aplikasi kasir (POS) digital Anda, misal Laporan Penjualan di aplikasi Tantri.
Laporan per jam atau per hari akan menunjukkan kapan Anda butuh staf tambahan dan kapan tidak. Dengan begitu, keputusan Anda didasarkan pada data dan fakta yang valid.
2. Pilih Jenis Shift yang Sesuai Kebutuhan
Setiap bisnis F&B memiliki ritme berbeda, karena itu penting untuk memilih struktur shift yang paling sesuai.
Anda bisa menerapkan straight shift (jadwal kerja penuh pagi atau sore), split shift untuk mengakomodasi jam sibuk makan siang dan malam, atau jadwal rotasi.
Namun, mengelola berbagai jenis jadwal ini secara manual di atas kertas bisa sangat membingungkan. Lebih baik gunakan aplikasi kasir digital, seperti Tantri, yang sudah menyediakan fitur Shifting untuk mengatur jadwal karyawan secara cepat dan mudah, tanpa tumpang tindih.
3. Buat Peraturan yang Jelas dan Transparan
Sangat penting untuk membuat peraturan yang jelas mengenai prosedur pengajuan izin atau cuti, aturan tukar shift, hingga kebijakan kerja lembur.
Jika tidak ada peraturan, karyawan akan bingung, merasa diperlakukan tidak adil, dan rawan terjadi kesalahpahaman yang bisa mengganggu operasional bisnis.
4. Publikasikan Jadwal Jauh-jauh Hari
Hindari memberikan jadwal mendadak karena bisa meningkatkan potensi absensi. Usahakan untuk mempublikasikan jadwal kerja setidaknya satu atau dua minggu sebelumnya.
Dengan fitur Shifting di aplikasi kasir Tantri, proses ini bisa dilakukan hanya dengan satu klik. Semua karyawan akan menerima notifikasi jadwal baru secara otomatis di ponsel mereka, menghilangkan alasan ‘maaf, saya tidak tahu jadwal saya’.
5. Evaluasi dan Sesuaikan Secara Berkala
Jadwal yang efektif bulan ini belum tentu ideal untuk tiga bulan ke depan. Tren pelanggan bisa berubah, begitu pula dengan dinamika tim Anda.
Lakukan evaluasi rutin dengan memeriksa apakah persentase biaya tenaga kerja (labor cost) sesuai target, atau apakah ada keluhan mengenai layanan yang lambat.
Caranya, Anda bisa gunakan aplikasi Tantri. Sebab, ada menu ringkasan laporan per shift untuk membandingkan data dari jadwal shift dengan laporan penjualan dan absensi.
Analisis ini akan menunjukkan apakah jadwal karyawan Anda sudah benar-benar efisien atau perlu disesuaikan pada periode berikutnya.
Atur Jadwal & Shift Karyawan F&B Lebih Mudah dengan Tantri!
Mengatur jadwal dan shift karyawan secara manual akan membuat Anda kewalahan dan malah menambah beban baru. Sebab itulah, Anda perlu beralih ke cara otomatis menggunakan aplikasi kasir digital, seperti Tantri!
Sudah digunakan 1500++ merchant kuliner seluruh Indonesia, Tantri membantu efisiensi operasional dengan 120++ fitur yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis F&B.
Fitur Shifting di aplikasi Tantri dilengkapi dengan menu atur jadwal shift, absensi menggunakan selfie & geotagging, laporan absensi, dan ringkasan laporan penjualan per shift.
Jadi, Anda tidak usah repot-repot membuat jadwal di kertas dan melacak absensi secara manual lagi. Semua bisa dikerjakan cepat dan otomatis di aplikasi Tantri!
Tertarik mengetahui fitur-fiturnya lebih lanjut?
