Laporan keuangan restoran umumnya terdiri dari tiga laporan: laba rugi, arus kas, dan neraca. Untuk usaha yang sudah berjalan, penyusunannya dimulai dari data penjualan harian yang rapi, yaitu rincian per metode bayar, diskon, pajak, dan service charge. Setelah itu, angka penjualan dikurangi HPP dan biaya operasional. Laporan dari sistem kasir membantu mencatat sisi pendapatan, tetapi tidak menggantikan pembukuan akuntansi yang lengkap.

Ringkasannya:

• Tiga laporan inti: laba rugi (untung atau rugi), arus kas (uang masuk dan keluar), dan neraca (aset, kewajiban, modal).
• Sumber angka pendapatan: data penjualan harian yang dipisahkan per metode bayar, diskon, pajak, dan service charge.
• Angka lain perlu input terpisah: pembelian bahan, stok, gaji, sewa, dan biaya operasional.
• Alat bantu: data penjualan di POS seperti Tantri bisa menjadi dasar laporan. Rekap tidak perlu dikerjakan manual dari nol, tetapi akuntan tetap dibutuhkan.

Apa saja laporan keuangan restoran?

Ada tiga laporan keuangan inti restoran, dan masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda. Laba rugi menjawab “apakah usaha untung?”. Arus kas menjawab “ke mana uang bergerak?”. Neraca menjawab “apa yang dimiliki dan apa yang menjadi utang usaha?”. Owner perlu melihat ketiganya karena satu laporan saja bisa memberi kesan yang menyesatkan.

Manfaat praktis laporan keuangan bagi owner:

• Mengetahui apakah harga menu masih menutup biaya bahan dan operasional.
• Melihat apakah kas cukup untuk membayar pemasok, gaji, dan sewa tepat waktu.
• Menemukan selisih kas atau stok lebih awal, sebelum menumpuk.
• Punya dasar data saat berdiskusi dengan akuntan, investor, atau pihak pemberi pinjaman.

Laporan laba rugi: untung atau rugi pada periode tertentu

Laporan laba rugi menghitung pendapatan dikurangi HPP dan biaya operasional dalam satu periode, biasanya per bulan. HPP (harga pokok penjualan) adalah biaya bahan yang terpakai untuk menu yang terjual. Hasil akhirnya adalah laba atau rugi bersih. Rincian komponen dan contoh lengkapnya dibahas di artikel khusus.

Baca Juga: Contoh Laporan Laba Rugi Bisnis Cafe & Restoran

Laporan arus kas: uang masuk dan keluar

Laporan arus kas mencatat uang yang benar-benar masuk dan keluar. Cakupannya meliputi kas di laci, rekening bank, dan dompet digital.

Restoran bisa terlihat untung di laporan laba rugi, tetapi kasnya menipis. Contohnya terjadi saat owner membeli stok dalam jumlah besar, atau saat dana pembayaran digital belum masuk ke rekening.

Neraca sederhana: aset, kewajiban, modal

Neraca adalah potret posisi keuangan pada satu tanggal tertentu. Isinya:

• Aset: kas, stok, dan peralatan.
• Kewajiban: utang pemasok dan cicilan.
• Modal: dana pemilik dan laba yang ditahan.

Untuk pemantauan internal, neraca ringkas sudah membantu. Untuk keperluan formal, sebaiknya penyusunannya dibantu akuntan.

Laporan penjualan harian bukan laporan keuangan

Laporan penjualan dari kasir hanya menunjukkan apa yang terjual, kapan, dan lewat metode bayar apa. Laporan keuangan menambahkan biaya, stok, aset, dan kewajiban. Keduanya saling terkait, tetapi tidak bisa saling menggantikan.

Aspek	Laporan penjualan kasir	Laporan keuangan
Fokus	Transaksi penjualan	Kondisi keuangan usaha
Periode umum	Harian, mingguan, bulanan	Bulanan, kuartalan, tahunan
Memuat biaya (HPP, gaji, sewa)	Umumnya tidak	Ya
Memuat aset dan utang	Tidak	Ya, di neraca
Peran	Bahan dasar angka pendapatan	Dasar keputusan dan pelaporan

Data apa yang dibutuhkan sebelum menyusun laporan keuangan restoran?

Laporan hanya bisa dipercaya jika data mentahnya lengkap dan terpisah dengan benar. Ada tiga kelompok data yang perlu disiapkan, dan setiap kelompok punya sumber serta pemeriksa yang berbeda.

Baris laporan	Sumber data	Siapa yang memeriksa (usulan)
Penjualan, diskon, pajak, service charge	Laporan penjualan kasir/POS	Kasir saat tutup shift, lalu manajer
Penerimaan per metode bayar	POS, mutasi rekening, laporan penyedia pembayaran	Manajer atau admin keuangan
Pembelian bahan dan HPP	Nota pemasok, hasil stok opname	Bagian gudang/dapur, lalu manajer
Gaji, sewa, utilitas, biaya lain	Slip gaji, tagihan, bukti transfer	Owner atau admin keuangan
Aset dan utang	Daftar peralatan, tagihan pemasok, cicilan	Owner bersama akuntan

Data penjualan: kotor, diskon, pajak, service charge, metode bayar

Pisahkan komponen penjualan berikut agar pendapatan tidak terlihat lebih besar atau lebih kecil dari kenyataan:

• Penjualan kotor (sebelum diskon).
• Diskon dan promo.
• Pajak restoran yang dipungut dari pelanggan. Pajak ini adalah titipan, bukan pendapatan usaha. Aturan pemungutannya bergantung pada ketentuan daerah [PERLU SUMBER].
• Service charge. Cara pencatatannya mengikuti kebijakan usaha, misalnya jika dibagikan ke karyawan. Karena itu, catat service charge di baris terpisah.
• Total per metode bayar: tunai, QRIS, kartu, dan dompet digital.
• Penjualan lewat platform delivery beserta komisinya.

Pembelian bahan, stok, dan HPP

Catat setiap pembelian bahan beserta notanya. HPP periodik dihitung dengan rumus stok awal ditambah pembelian, lalu dikurangi stok akhir. Stok akhir perlu dicek lewat stok opname, yaitu menghitung stok secara fisik lalu mencocokkannya dengan catatan.

Baca Juga: Aplikasi Kasir untuk Kontrol Stok & Inventory Restoran

Biaya tenaga kerja dan operasional

Kumpulkan data gaji, lembur, sewa, listrik, gas, air, internet, kemasan, perawatan, dan pemasaran. Biaya yang dibayar tahunan, seperti izin atau sewa tahunan, sebaiknya dibagi per bulan agar laba bulanan tidak naik turun secara tidak wajar.

Contoh laporan keuangan restoran (simulasi cafe satu outlet)

Contoh berikut menunjukkan struktur tiga laporan untuk satu cafe dalam satu bulan. Semua angka adalah simulasi untuk ilustrasi, bukan data merchant dan bukan tolok ukur industri. Silakan salin strukturnya, lalu ganti angkanya dengan data usahamu.

Asumsi simulasi:

• Cafe memiliki satu outlet dengan periode laporan satu bulan.
• Pajak restoran dan service charge sudah dipisahkan dan tidak dihitung sebagai penjualan.
• Tidak ada penjualan lewat platform delivery.

Contoh laba rugi bulanan

Komponen	Jumlah (Rp)
Penjualan kotor	150.000.000
Diskon/promo	(5.000.000)
Penjualan bersih	145.000.000
HPP (bahan makanan dan minuman)	(50.000.000)
Laba kotor	95.000.000
Gaji dan upah	(35.000.000)
Sewa	(15.000.000)
Listrik, gas, air, internet	(7.000.000)
Biaya lain (kemasan, perawatan, pemasaran)	(10.000.000)
Laba bersih sebelum pajak penghasilan	28.000.000

Dari tabel ini, owner bisa menghitung persentase biaya bahan (food cost), yaitu HPP dibagi penjualan bersih. Dalam simulasi ini, hasilnya 50 juta ÷ 145 juta ≈ 34,5%. Angka ini berguna untuk dibandingkan dari bulan ke bulan di usahamu sendiri.

Contoh arus kas sederhana

Komponen	Jumlah (Rp)
Saldo kas awal (laci + rekening + dompet digital)	20.000.000
Kas masuk dari penjualan (tunai + dana digital yang sudah cair)	142.000.000
Kas keluar: pembelian bahan	(52.000.000)
Kas keluar: gaji, sewa, operasional	(67.000.000)
Saldo kas akhir	43.000.000

Kas masuk (Rp142 juta) lebih kecil daripada penjualan bersih (Rp145 juta). Dalam simulasi ini, selisih Rp3 juta adalah dana pembayaran digital yang belum cair di akhir bulan. Karena itulah laba dan kas perlu dibaca terpisah.

Contoh neraca ringkas

Aset	Rp	Kewajiban dan modal	Rp
Kas dan bank	43.000.000	Utang pemasok	8.000.000
Dana pembayaran digital belum cair	3.000.000	Modal pemilik	120.000.000
Stok bahan (hasil stok opname)	12.000.000	Laba ditahan	20.000.000
Peralatan (nilai tercatat)	90.000.000
Total aset	148.000.000	Total kewajiban + modal	148.000.000

Modal pemilik dan laba ditahan adalah saldo akumulasi sejak usaha berjalan, sehingga tidak harus sama dengan laba bulan ini. Contoh ini juga belum memasukkan penyusutan peralatan dan pajak penghasilan. Untuk neraca yang sesuai standar, diskusikan penyusunannya dengan akuntan.

Langkah menyusun laporan dari data harian ke bulanan

Laporan bulanan yang rapi disusun dari kebiasaan harian. Urutannya: rekap penjualan, cocokkan uang, hitung HPP, lalu pisahkan komponen yang bukan pendapatan. Jika langkah harian dilewati, selisih di akhir bulan akan sulit dilacak.

1. Rekap penjualan per hari dan per metode pembayaran

Setiap tutup hari atau tutup shift, catat penjualan kotor, diskon, pajak, service charge, void (transaksi yang dibatalkan), refund, dan total per metode bayar. Pastikan jumlah semua metode bayar sama dengan total penjualan.

2. Cocokkan kas fisik, rekening, dan dompet digital (rekonsiliasi)

Rekonsiliasi berarti mencocokkan catatan penjualan dengan uang yang benar-benar diterima. Bandingkan:

• Penjualan tunai di sistem dengan uang di laci, setelah dikurangi modal awal kas.
• Penjualan non-tunai dengan mutasi rekening atau laporan dari penyedia pembayaran.

Dana pembayaran digital bisa cair dengan jeda waktu (settlement), tergantung ketentuan penyedia. Jadi, selisih pada hari yang sama belum tentu kesalahan. Catat selisihnya dan cek lagi setelah dana cair.

3. Hitung HPP dengan bantuan stok opname

Rumus dasarnya: HPP = stok awal + pembelian − stok akhir.

Contoh dari simulasi di atas: stok awal Rp10 juta, pembelian Rp52 juta, dan stok akhir Rp12 juta, sehingga HPP-nya Rp50 juta.

Jika stok akhir hanya ditaksir tanpa dihitung fisik, HPP bisa meleset. Bahan yang terbuang, rusak, atau salah takar tidak akan terlihat dalam angka.

4. Pisahkan pajak, service charge, dan komisi platform

• Pajak yang dipungut dari pelanggan: catat sebagai titipan yang harus disetor, bukan pendapatan.
• Service charge: catat terpisah sesuai kebijakan pembagiannya.
• Komisi platform delivery: catat sebagai biaya, bukan dipotong diam-diam dari penjualan. Dengan begitu, biaya sebenarnya dari kanal tersebut tetap terlihat.

Untuk ketentuan perpajakan, rujuk sumber resmi atau konsultan pajak [PERLU SUMBER].

Kesalahan yang sering membuat laporan tidak bisa dipercaya

Sebagian besar laporan yang meleset bukan karena salah rumus, melainkan karena kebiasaan pencatatan. Berikut kesalahan yang paling sering muncul:

• Mencampur uang pribadi dan uang usaha. Laba menjadi sulit dibaca.
• Menghitung pajak atau service charge sebagai omzet. Pendapatan terlihat lebih besar dari kenyataan.
• Tidak melakukan stok opname. HPP hanya berupa perkiraan.
• Melewatkan biaya kecil. Kemasan, gas, dan perbaikan kecil lama-lama menumpuk.
• Menunda rekap berminggu-minggu. Penyebab selisih sudah sulit diingat.
• Menyamakan saldo rekening dengan laba. Saldo dipengaruhi utang, stok, dan waktu pencairan dana.
• Pencatat dan pemeriksa adalah orang yang sama. Bila memungkinkan, pisahkan kedua peran ini agar kesalahan lebih cepat terdeteksi.

Seberapa sering laporan diperiksa?

Ritme yang disarankan: cek penjualan dan kas setiap hari, rekonsiliasi dan stok penting setiap minggu, lalu susun laporan lengkap setiap bulan. Checklist berikut adalah usulan SOP. Sesuaikan dengan skala dan jam operasional usahamu.

Checklist harian (tutup shift atau tutup outlet)

• [ ] Total penjualan sistem sama dengan jumlah semua metode bayar.
• [ ] Kas laci sudah dihitung, dan selisihnya dicatat beserta dugaan penyebab.
• [ ] Void, refund, dan diskon yang tidak biasa sudah ditinjau.
• [ ] Nota pembelian hari itu sudah dikumpulkan di satu tempat.

Checklist mingguan

• [ ] Mutasi rekening dan dompet digital dicocokkan dengan penjualan non-tunai.
• [ ] Stok opname untuk bahan bernilai tinggi atau yang mudah rusak.
• [ ] Persentase biaya bahan ditinjau dan dibandingkan dengan minggu sebelumnya.

Checklist bulanan

• [ ] Stok opname menyeluruh dan perhitungan HPP.
• [ ] Penyusunan laba rugi, arus kas, dan neraca ringkas.
• [ ] Perbandingan dengan bulan sebelumnya, beserta catatan penyebab perubahan besar.
• [ ] Penyerahan data ke akuntan atau konsultan pajak, bila ada.

Dari rekap manual ke laporan penjualan otomatis

Bagian yang paling banyak memakan waktu biasanya adalah rekap penjualan. Tim harus menyalin angka dari struk atau buku catatan ke spreadsheet setiap hari. Proses ini lambat dan rawan salah salin, sehingga di bagian inilah alat bantu paling terasa manfaatnya.

Data penjualan sebagai dasar laporan

POS (point of sale) adalah sistem kasir digital yang mencatat setiap transaksi saat terjadi. Data penjualan yang sudah tercatat di POS bisa langsung menjadi dasar angka pendapatan di laporan keuangan. Dengan begitu, tim tidak perlu merekap ulang dari struk atau catatan tangan setiap akhir hari atau akhir bulan.

Tantri menyediakan POS untuk usaha F&B yang mencakup fitur laporan. Rincian cakupan laporannya bisa dicek di halaman Point of Sale Tantri atau ditanyakan langsung ke tim Tantri.

Baca Juga: Bagaimana Cara Membaca Laporan Penjualan di Aplikasi Kasir Tantri?

Apa yang dibantu fitur laporan, dan apa yang tetap perlu pembukuan

Laporan dari kasir membantu di sisi pendapatan dan rincian transaksi. Namun, beberapa pekerjaan tetap perlu input dan pengecekan tersendiri:

• Pencatatan gaji, sewa, dan biaya operasional.
• Rekonsiliasi dengan rekening dan penyedia pembayaran.
• Stok opname fisik.
• Penyusunan neraca, penyusutan, dan kewajiban pajak.

Jadi, laporan penjualan adalah fondasi laporan keuangan, bukan pengganti akuntan atau pembukuan akuntansi.

FAQ

Apa bedanya laporan laba rugi dan laporan arus kas restoran?

Laba rugi mencatat pendapatan dan biaya pada saat terjadi, meskipun uangnya belum diterima atau belum dibayar. Arus kas hanya mencatat uang yang benar-benar berpindah. Contohnya, membeli stok besar di akhir bulan langsung mengurangi kas, tetapi baru menjadi HPP saat bahannya terpakai. Karena itu, sebuah cafe bisa terlihat untung tetapi tetap kesulitan membayar tagihan.

Seberapa sering pemilik restoran harus mengecek laporan keuangan?

Owner tidak harus membaca semua laporan setiap hari. Cukup pastikan ada orang yang menutup kas harian, lalu owner meninjau ringkasannya setiap minggu. Laporan lengkap dibaca bulanan, terutama perubahan biaya bahan dan biaya tenaga kerja. Jika ada lonjakan selisih kas atau HPP, frekuensi pengecekan bisa dinaikkan sementara sampai penyebabnya ditemukan.

Apakah laporan keuangan restoran harus dibuat akuntan?

Tidak selalu. Owner atau manajer bisa menyusun versi sederhana untuk pemantauan internal. Akuntan menjadi penting saat laporan dibutuhkan pihak luar, misalnya untuk pengajuan pinjaman, mitra investor, atau urusan pajak. Akuntan juga dibutuhkan saat transaksi makin kompleks, seperti banyak pemasok dengan tempo, cicilan peralatan, atau lebih dari satu outlet.

Apakah pembukuan restoran harus pakai software?

Tidak wajib. Spreadsheet masih memadai jika transaksi sedikit dan metode bayarnya sederhana. Tanda bahwa software mulai perlu dipertimbangkan: rekap harian memakan waktu lebih dari satu jam, sering ada salah salin, atau sumber datanya banyak (tunai, QRIS, kartu, delivery). Pilih alat yang datanya bisa dicek ulang, bukan sekadar yang tampilannya rapi.

Bagaimana cara menghitung HPP per menu?

HPP periodik menunjukkan total biaya bahan dalam sebulan, sedangkan HPP per menu dipakai untuk menentukan harga. Caranya, tulis resep standar per porsi, kalikan takaran setiap bahan dengan harga beli terbarunya, lalu jumlahkan. Perbarui perhitungan ini saat harga bahan berubah. Selisih antara HPP teoritis dan HPP dari stok opname bisa menjadi petunjuk adanya bahan terbuang atau takaran yang tidak konsisten.

Apa beda laporan penjualan kasir dengan laporan keuangan?

Laporan penjualan kasir menjawab “apa yang terjual dan dibayar dengan apa”. Laporan keuangan menjawab “apakah usaha sehat”, dengan menambahkan HPP, biaya, aset, utang, dan modal. Laporan penjualan yang rapi membuat penyusunan laporan keuangan jauh lebih cepat. Meski begitu, angka penjualan saja tidak bisa menunjukkan apakah usaha benar-benar untung.

Kesimpulan

Laporan keuangan restoran yang bisa dipercaya dibangun dari tiga kebiasaan: rekap penjualan harian yang terpisah per komponen, rekonsiliasi kas yang rutin, dan HPP yang dihitung lewat stok opname. Dengan fondasi itu, laba rugi, arus kas, dan neraca ringkas lebih mudah disusun dan dibaca. Alat bantu mempercepat pencatatan, tetapi kualitas laporan tetap bergantung pada disiplin tim.

Ingin melihat bagaimana alur pesanan dan kasir dapat disesuaikan dengan operasional usahamu? Jadwalkan demo Tantri dan diskusikan kebutuhan outlet bersama tim Tantri.