Pengelolaan keuangan adalah tulang punggung setiap bisnis, dari UMKM hingga korporasi besar. Di tengah kompleksitas laporan keuangan dan transaksi berskala besar, seringkali ada kebutuhan akan dana tunai yang cepat dan mudah untuk pengeluaran kecil sehari-hari. Di sinilah kas kecil atau petty cash memegang peranan krusial.

Apa itu petty cash dan mengapa begitu penting dalam operasional bisnis Anda? Artikel ini akan mengupas tuntas mulai dari definisi, fungsi, jenis, hingga strategi pengelolaan petty cash yang efektif agar keuangan bisnis Anda semakin transparan dan efisien. Mari kita selami lebih dalam!

Apa Itu Petty Cash atau Kas Kecil?

Petty cash adalah dana tunai dalam jumlah kecil yang disisihkan perusahaan untuk membiayai pengeluaran operasional yang sifatnya rutin, mendadak, dan nominalnya tidak terlalu besar. 

Berbeda dengan kas utama yang cenderung digunakan untuk transaksi besar dan tercatat secara detail, kas kecil dirancang untuk memfasilitasi kelancaran aktivitas harian tanpa perlu melalui prosedur persetujuan yang rumit.

Fungsi Kas Kecil dalam Operasional Bisnis

Memiliki kas kecil bukan sekadar pilihan, melainkan sebuah kebutuhan strategis untuk mendukung kelancaran operasional. Berikut adalah beberapa fungsi kas kecil yang esensial:

• Memfasilitasi Pembelian Ringan

Memungkinkan pembelian kebutuhan mendesak seperti alat tulis kantor, air galon, atau perlengkapan kebersihan tanpa menunda pekerjaan.

• Mendukung Biaya Transportasi Lokal

Mengatasi biaya transportasi untuk karyawan atau kurir yang melakukan tugas di luar kantor.

• Mengatasi Pengeluaran Tak Terduga

Memberikan fleksibilitas untuk menanggulangi pengeluaran kecil yang tidak terprediksi, seperti biaya parkir tamu atau perbaikan kecil.

Baca juga: “Mengenal Jenis Cafe Profit Margin Serta Cara Menghitungnya”

• Efisiensi Waktu dan Prosedur

Mengurangi birokrasi dalam pengeluaran kecil, membebaskan tim keuangan untuk fokus pada transaksi yang lebih besar dan strategis.

• Meningkatkan Produktivitas

Ketersediaan dana tunai yang cepat memungkinkan karyawan untuk segera memenuhi kebutuhan operasional, sehingga alur kerja tidak terhambat.

Pentingnya memisahkan kas kecil dari kas utama terletak pada aspek transparansi dan akuntabilitas. Dengan begitu, Anda bisa melacak pengeluaran kecil secara terpisah, menghindari risiko penyalahgunaan, dan memastikan setiap rupiah digunakan sesuai peruntukannya.

Jenis-Jenis Petty Cash

Dalam praktiknya, ada dua sistem utama yang umum digunakan untuk mengelola petty cash:

1. Sistem Imprest (Sistem Dana Tetap)

Jumlah dana kas kecil ditetapkan secara tetap pada awal periode (misalnya, Rp 2.000.000). Ketika dana digunakan, pengeluaran dicatat, namun tidak langsung diisi ulang. Pengisian ulang dilakukan secara berkala (misalnya, setiap akhir bulan) sejumlah dana yang telah dikeluarkan, sehingga saldo kembali ke jumlah awal.

• Kelebihan: Kontrol lebih ketat, memudahkan audit, dan mencegah pengeluaran berlebihan.
• Kekurangan: Kurang fleksibel jika ada kebutuhan mendadak di luar jumlah yang ditetapkan.

Baca juga: “Kalkulator HPP Gratis dari Tantri, Profesional untuk Bisnis F&B”

2. Sistem Fluktuatif (Sistem Dana Berubah)

Sistem ini memungkinkan jumlah dana petty cash berubah-ubah sesuai kebutuhan. Pengisian ulang dapat dilakukan kapan saja dan tidak harus mengembalikan saldo ke jumlah awal. Saldo awal bisa saja disesuaikan naik atau turun tergantung estimasi kebutuhan.

• Kelebihan: Sangat fleksibel, cocok untuk bisnis dengan pengeluaran kecil yang tidak menentu.
• Kekurangan: Kontrol lebih longgar, memerlukan pencatatan yang lebih disiplin untuk menghindari penyalahgunaan.

Memilih sistem yang tepat bergantung pada skala usaha dan pola transaksi kas kecil yang terjadi.

Contoh Penggunaan Petty Cash dalam Bisnis

Sebuah coffee shop menyisihkan kas kecil sebesar Rp 1.500.000 setiap bulan. Beberapa contoh transaksi yang dibiayai dari petty cash mereka:

• Pembelian mendadak: Galon air minum habis saat jam sibuk, barista langsung membeli dari minimarket terdekat (Rp 25.000).
• Perbaikan kecil: Engsel pintu toilet rusak dan diperbaiki dengan biaya Rp 50.000.
• Pembelian darurat: Stok gas elpiji habis dan distributor belum datang, sehingga dilakukan pembelian gas elpiji darurat di pengecer (Rp 30.000).

Setiap pengeluaran dicatat dalam buku kas kecil sederhana atau spreadsheet dengan detail tanggal, deskripsi, jumlah, dan tanda tangan penerima dana. Ini adalah bentuk akuntabilitas yang krusial.

Contoh Format Laporan Petty Cash Sederhana:

Tanggal	Uraian Pengeluaran	Jumlah (Rp)	Bukti Transaksi	Penerima
08/07/25	Pembelian Galon Air	25.000	Struk	Anya
09/07/25	Biaya Perbaikan Pintu	50.000	Nota	Anya
10/07/25	Pembelian Gas Elpiji	30.000	Struk	Anya

Cara Mengelola Petty Cash dengan Efektif 

Manajemen petty cash yang terstruktur adalah kunci untuk menghindari kebocoran dana dan memastikan transparansi. Berikut adalah langkah-langkah dan tips praktis:

1. Tetapkan Jumlah Maksimum Kas Kecil

Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis harian agar tidak terlalu besar maupun terlalu kecil.

2. Gunakan Bukti Pengeluaran Tertulis

Wajibkan bukti seperti nota atau struk sebagai dasar pencatatan.

3. Buat Buku Kas Kecil atau Spreadsheet

Catat setiap transaksi secara kronologis dan konsisten.

4. Tunjuk Petugas Kas Kecil

Satu orang bertanggung jawab penuh untuk pengelolaan dan pelaporan.

5. Gunakan Tools Digital

Gunakan aplikasi kasir dengan fitur keuangan seperti Tantri untuk mencatat dan menganalisis data petty cash. 

Baca juga: “10 Software Stok Barang Terbaik untuk Bisnis Kulinermu 2025”

FAQ

1. Berapa jumlah ideal petty cash untuk UMKM?

Tergantung skala usaha, umumnya antara Rp1–5 juta per bulan. Sesuaikan dengan rata-rata kebutuhan operasional harian yang sifatnya kecil.

2. Apa bedanya petty cash dan reimbursement?

Petty cash: dana tunai langsung untuk pengeluaran kecil.
Reimbursement: penggantian biaya pribadi yang telah dikeluarkan untuk keperluan bisnis.

3. Bagaimana cara mencatat laporan kas kecil?

Catat pengeluaran kas kecil menggunakan buku kas, spreadsheet, atau aplikasi. Pastikan mencantumkan tanggal, nominal, deskripsi, bukti transaksi, dan nama penerima. Untuk pencatatan yang lebih rapi dan otomatis, gunakan fitur laporan keuangan di Tantri.

Penutup

Kini Anda tahu bahwa petty cash adalah solusi keuangan harian yang sederhana namun berdampak besar. Mulai dari memahami apa itu petty cash, mengenali fungsi kas kecil, memilih sistem yang sesuai, hingga mengelolanya dengan cerdas, semua itu berkontribusi langsung pada efisiensi bisnis.

Di tengah dunia bisnis yang makin kompetitif, kelincahan dalam pengelolaan kas kecil bisa menjadi keunggulan tersendiri.Ingin pencatatan petty cash lebih praktis dan tanpa repot? Gunakan Aplikasi Kasir Tantri, fitur keuangan lengkap, tampilan mudah dipahami, dan cocok untuk semua jenis usaha!