Jumlah usaha penyediaan makanan dan minuman di Indonesia mencapai angka fantastis, yaitu 4,85 juta pada tahun 2023, menandakan persaingan yang semakin ketat dalam merebut hati pelanggan. Di tengah persaingan yang sengit ini, teknologi memegang peranan penting untuk meningkatkan penjualan.

Point of Sales (POS) bukan lagi sekadar alat kasir biasa, melainkan telah bertransformasi menjadi kunci utama bagi bisnis Anda untuk tetap unggul, terus berkembang, dan memenangkan persaingan di era digital.

Artikel ini hadir sebagai teman terbaik Anda para pemilik bisnis di Indonesia yang ingin naik kelas dengan sistem POS. Kita akan bahas tuntas, dari yang paling dasar sampai fitur-fitur canggih yang bikin bisnis makin untung. 

Apa itu Point of Sales?

Secara fundamental, merujuk pada titik transaksi antara bisnis dan pelanggan, di mana pembayaran dilakukan atas barang atau jasa yang dibeli disebut Point of Sales. Namun, dalam konteks modern, POS telah berevolusi jauh melampaui fungsi kasir tradisional. 

Point of Sales kini merupakan sistem terintegrasi yang mencakup perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), dirancang untuk memudahkan dan mengoptimalkan seluruh proses penjualan, mulai dari pencatatan transaksi, pengelolaan inventaris, hingga analisis data pelanggan.

Fungsi Utama Sistem Point of Sales
memproses transaksi penjualan dengan cepat dan akurat. Namun, sistem POS modern menawarkan spektrum fungsi yang jauh lebih luas, termasuk:

• Manajemen Inventaris: Melacak stok barang secara real-time, memantau pergerakan produk, dan memberikan peringatan stok rendah.
• Pengelolaan Pelanggan: Menyimpan data pelanggan, mencatat riwayat pembelian, dan memungkinkan program loyalitas.
• Pelaporan dan Analisis: Menghasilkan laporan penjualan, analisis kinerja produk, dan wawasan bisnis lainnya.
• Integrasi Pembayaran: Memfasilitasi berbagai metode pembayaran digital, termasuk kartu debit/kredit, e-wallet, dan QRIS.
• Manajemen Staf: Mengelola absensi, kinerja penjualan staf, dan hak akses sistem.

Apakah Investasi Sistem POS itu penting?
Mengadopsi sistem POS membawa beragam keuntungan signifikan bagi bisnis, antara lain:

• Peningkatan Efisiensi Operasional: Otomatisasi tugas-tugas manual, mempercepat proses transaksi, dan mengurangi kesalahan manusia.
• Peningkatan Akurasi Data: Pencatatan data penjualan dan inventaris yang lebih tepat dan real-time.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Laporan dan analisis data yang komprehensif memungkinkan pengambilan keputusan bisnis yang lebih terinformasi.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Proses pembayaran yang lebih cepat dan mudah, program loyalitas, dan layanan yang lebih personal.
• Peningkatan Profitabilitas: Efisiensi operasional, manajemen inventaris yang lebih baik, dan peningkatan retensi pelanggan berkontribusi pada peningkatan profitabilitas.

Perkembangan Sistem POS tradisional – Modern

Teknologi yang semakin canggih melahirkan berbagai jenis sistem POS, dari mesin kasir tradisional yang sederhana hingga solusi Point of Sales modern yang canggih. Beberapa jenis POS modern yang populer adalah:

• Cash Register : berupa mesin seperti mesin Tik biasa digunakan di toko-toko atau bisnis ritel 
• Mobile POS (mPOS): Berbasis aplikasi mobile, ideal untuk bisnis dengan mobilitas tinggi atau ruang terbatas.
• Cloud POS: Data disimpan di cloud, memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja, serta memudahkan pembaruan sistem.
• Desktop POS: Terinstal di komputer desktop, cocok untuk bisnis dengan kebutuhan POS yang lebih kompleks dan stabil di satu lokasi.

Anatomi Sistem POS : Software & Hardware
Sistem ini terdiri dari dua komponen utama:

• Perangkat Keras (Hardware):
  • Layar Sentuh/Monitor: Untuk input data dan menampilkan informasi.
  • CPU/Komputer: Otak sistem yang memproses data dan menjalankan aplikasi POS.
  • Printer Struk: Mencetak bukti transaksi untuk pelanggan.
  • Scanner Barcode: Memindai barcode produk untuk mempercepat input data.
  • Laci Kas: Tempat penyimpanan uang tunai.
  • Terminal Pembayaran Kartu: Untuk memproses pembayaran kartu debit/kredit.
• Perangkat Lunak (Software):
  • Aplikasi Point of Sales : Program utama yang menjalankan fungsi-fungsi POS, seperti transaksi penjualan, manajemen inventaris, dan pelaporan.
  • Sistem Operasi: Platform dasar yang menjalankan aplikasi POS (misalnya, Windows, Android, iOS).

Database: Tempat penyimpanan data transaksi, inventaris, pelanggan, dan informasi bisnis lainnya.

Berbagai Fitur di Sistem POS

Fitur-Fitur dasar pada program Point of Sales
Dalam memilih sistem POS, perhatikan fitur-fitur esensial berikut:

• Transaksi Penjualan: Pencatatan penjualan, pengelolaan diskon, pajak, dan pembatalan transaksi.
• Manajemen Produk: Input data produk, kategori, harga, dan varian.
• Manajemen Inventaris Dasar: Pelacakan stok masuk dan keluar, peringatan stok rendah.
• Pelaporan Penjualan Dasar: Laporan penjualan harian, mingguan, atau bulanan.
• Manajemen Pengguna: Pengaturan hak akses untuk staf yang berbeda.

Manajemen Inventori Terintegrasi
Fitur ini memungkinkan Anda untuk:

• Melacak Stok Real-Time: Mengetahui jumlah stok yang tersedia secara akurat dan up-to-date.
• Memantau Pergerakan Produk: Melacak produk terlaris, produk yang lambat terjual, dan tren penjualan.
• Mengotomatiskan Peringatan Stok Rendah: Menerima notifikasi saat stok produk menipis, mencegah kehabisan stok.
• Memudahkan Proses Stock Opname: Mempercepat dan mempermudah proses perhitungan stok fisik.
• Mengurangi Kerugian Akibat Kelebihan Stok atau Kekurangan Stok: Optimasi pengelolaan inventaris membantu meminimalkan kerugian.

Integrasi Berbagai Pembayaran Digital
Menerima pembayaran dalam bentuk apapun termasuk digital dalam POS sangat penting di era modern:

• Menerima Berbagai Metode Pembayaran: Kartu debit/kredit, e-wallet (GoPay, OVO, Dana), QRIS, dan transfer bank.
• Mempercepat Proses Pembayaran: Transaksi non-tunai umumnya lebih cepat daripada pembayaran tunai.
• Meningkatkan Keamanan Transaksi: Mengurangi risiko kesalahan perhitungan uang tunai dan uang palsu.
• Menarik Lebih Banyak Pelanggan: Banyak konsumen modern lebih memilih pembayaran non-tunai.
• Memudahkan Rekonsiliasi Keuangan: Pencatatan transaksi digital lebih mudah dilacak dan direkonsiliasi.

Laporan dan Analisis Data Real-Time
Sistem POS menghasilkan laporan dan analisis data yang berharga, membantu Anda:

• Memantau Kinerja Penjualan: Melacak penjualan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
• Mengidentifikasi Produk Terlaris dan Kurang Laris: Mengetahui produk mana yang paling diminati dan mana yang perlu strategi pemasaran lebih lanjut.
• Menganalisis Tren Penjualan: Memahami pola pembelian pelanggan dan tren pasar.
• Mengevaluasi Kinerja Staf: Melacak kinerja penjualan masing-masing staf.

Membuat Keputusan Bisnis yang Lebih Tepat: Data-driven decision making untuk pengembangan produk, strategi pemasaran, dan operasional bisnis.

Beberapa Jenis Software POS dan Contoh di Indonesia 

Jenis Sistem POS berdasarkan Skala Bisnis
Pemilihan jenis program point of sales harus disesuaikan dengan skala dan model bisnis Anda:

• Mobile POS (mPOS): Ideal untuk bisnis kecil, food truck, pameran, atau layanan on-the-go. Keunggulan: portabilitas, biaya awal rendah. Pertimbangan: fungsionalitas mungkin terbatas, ketergantungan pada koneksi internet (untuk beberapa solusi).
  
• Cloud POS: Cocok untuk bisnis dengan banyak cabang, franchise, atau yang membutuhkan akses data dari berbagai lokasi. Keunggulan: aksesibilitas, skalabilitas, backup data otomatis. Pertimbangan: biaya berlangganan bulanan/tahunan, ketergantungan pada koneksi internet.
  
• Desktop POS: Tepat untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi, kebutuhan fitur yang kompleks, dan operasional di satu lokasi utama (misalnya, supermarket, department store). Keunggulan: fungsionalitas lengkap, kinerja stabil. Pertimbangan: biaya awal lebih tinggi, kurang fleksibel dalam mobilitas.

Brand Software POS Unggulan di Indonesia
Di Indonesia menawarkan beragam aplikasi dan software dengan fitur dan harga yang bervariasi. Beberapa contoh populer (perlu riset lebih lanjut untuk daftar terkini dan terpercaya):

• Tantri.id : Software QR Menu & POS dengan 120+ fitur (inventori, manajemen karyawan, reservasi, manajemen cabang, & mini website cafe/resto). Biaya bisa Rp 1.000/transaksi atau Tahunan. 
• Pawoon: Menawarkan solusi POS cloud-based dengan harga terjangkau dan fitur lengkap.
• Kasir Pintar: Menyediakan POS berbasis Android dengan berbagai fitur untuk UMKM.
• iReap POS: Pilihan POS mobile yang sederhana dan ekonomis.
• Jubelio: Platform omnichannel yang mencakup POS, manajemen marketplace, dan inventory.

Apa yang perlu dibandingkan program POS?

1. Tampilan Sistem POS
   User interface (UI) yang intuitif adalah kunci keberhasilan implementasi POS. UI yang baik harus:

• Mudah Dipelajari dan Digunakan: Staf baru dapat dengan cepat menguasai sistem tanpa pelatihan yang rumit.
• Efektif dan Efisien: Memungkinkan staf menyelesaikan transaksi dan tugas-tugas lain dengan cepat dan minim kesalahan.
• Responsif dan Stabil: Sistem berjalan lancar tanpa lag atau error yang mengganggu.
• Tampilan yang Jelas dan Terorganisir: Informasi disajikan dengan jelas dan mudah dipahami.
• Dapat Dikustomisasi: Memungkinkan penyesuaian tampilan sesuai kebutuhan bisnis.

2. Uji coba demo aplikasi POS sebelum membeli sangat disarankan untuk menilai user-friendliness UI.
3. Fitur Spesifik untuk Industri Spesifik
   Setiap industri memiliki kebutuhan POS yang berbeda:

• Retail: Fokus pada manajemen inventaris yang kompleks, varian produk, barcode scanning, dan integrasi e-commerce.
• Restoran: Fitur order taking, manajemen meja, kitchen display system (KDS), split bill, dan integrasi online food delivery.
• Bisnis Jasa (Salon, Spa, Bengkel): Fitur appointment scheduling, manajemen membership, dan pencatatan layanan.

Pilihlah sistem POS yang dirancang khusus atau memiliki fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan industri Anda.

4. Contoh Studi Kasus Client Tantri.id di Indoensia

Dari 700+ merchant Tantri, sekitar 50% di antaranya merupakan bekas pengguna aplikasi kasir lain. Banyak di antara mereka beralih karena masalah seperti:

• Aplikasi lemot
• Aplikasi banyak error
• Perhitungan tidak sinkron
• Data terduplikasi
• Data hilang
• Fitur terbatas (Harus upgrade premium)

Namun sebagai contoh nyata, beberapa merchant kami merasakan dampak nyata dari penggunaan Aplikasi Kasir Tantri, misalnya:

1. Cafe di Batusangkar

Sebagai contoh, Oke Babe (Cafe di Batusangkar) memanfaatkan aplikasi kasir Tantri untuk mendukung promosi digital berbasis kata kunci “cafe di Batusangkar”, sehingga berhasil meningkatkan penjualan dari 800 porsi menjadi 1.400 porsi per bulan.

2. Pempek Balap di Jambi

Melalui strategi promosi digital berbasis kata kunci “pempek Jambi”, aplikasi kasir Tantri mendukung peningkatan omzet dari sekitar 70 juta per bulan menjadi 110 juta per bulan.

Dua studi kasus ini membuktikan bagaimana aplikasi kasir Tantri dapat menjadi solusi yang lebih andal dan tepat guna bagi bisnis F&B.

Perencanaan Biaya dan Implementasi Sistem POS 

Rincian Estimasi Biaya Awal POS
investasi awal bervariasi tergantung jenis sistem, fitur, dan vendor. Komponen biaya awal meliputi:

• Biaya Perangkat Keras: Layar sentuh, komputer, printer struk, scanner barcode, laci kas (jika diperlukan).
• Biaya Perangkat Lunak: Lisensi software POS (pembelian one-time atau berlangganan).
• Biaya Instalasi dan Setup: Jasa instalasi dan konfigurasi sistem (jika menggunakan vendor).
• Biaya Pelatihan Staf: Biaya pelatihan staf untuk menggunakan sistem POS.

Buatlah anggaran yang realistis dan bandingkan penawaran dari beberapa vendor sebelum memutuskan.

• Memprediksi Biaya Operasional POS
  Selain biaya awal, perhitungkan biaya operasional POS secara berkelanjutan:
  
  • Biaya Langganan Software (Jika Berlangganan): Biaya bulanan atau tahunan untuk cloud POS atau software POS berlangganan.
  • Biaya Maintenance dan Support: Biaya perawatan sistem, update software, dan dukungan teknis.
  • Biaya Kertas Struk dan Perlengkapan: Biaya habis pakai seperti kertas struk dan tinta printer.
  • Biaya Koneksi Internet (Untuk Cloud POS): Biaya langganan internet bulanan.
  • Biaya Listrik: Konsumsi listrik perangkat POS.
    

Perencanaan biaya operasional membantu memastikan investasi POS berkelanjutan dan menguntungkan.

• Kriteria Utama Memilih Sistem POS
  beberapa yang perlu dicek dalam memilih sistem POS:
  • Kesesuaian dengan Kebutuhan Bisnis: Fitur yang relevan dengan industri dan model bisnis Anda.
  • Skalabilitas: Kemampuan sistem untuk berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.
  • Kemudahan Penggunaan (User-Friendliness): UI yang intuitif untuk staf Anda.
  • Integrasi: Kemampuan integrasi dengan sistem lain (akuntansi, e-commerce, dll.).
  • Dukungan Pelanggan: Kualitas support teknis dan layanan purna jual vendor.
  • Harga dan Biaya: Total biaya kepemilikan (awal dan operasional) yang sesuai anggaran.
  • Reputasi Vendor: Pilih vendor POS yang terpercaya dan memiliki track record baik.
    
• Implementasi Software POS
  Persiapan yang matang meminimalkan risiko dan memastikan transisi yang lancar:
  
  • Analisis Kebutuhan Bisnis: Identifikasi kebutuhan spesifik POS untuk bisnis Anda.
  • Pemilihan Vendor dan Sistem POS: Riset dan bandingkan berbagai opsi POS.
  • Konfigurasi Sistem: Setup sistem POS sesuai kebutuhan operasional.
  • Migrasi Data (Jika Ada): Pindahkan data produk, pelanggan, dan inventaris dari sistem lama ke POS baru.
  • Pelatihan Staf: Latih staf untuk menggunakan sistem POS dengan efektif.
  • Uji Coba Sistem: Lakukan testing menyeluruh sebelum go-live.
  • Rencana Go-Live dan Backup: Rencanakan transisi live dan siapkan backup data.
    
• Panduan Instalasi dan Setup POS
  umumnya melibatkan langkah-langkah berikut (bervariasi tergantung vendor dan jenis POS):
  
  • Instalasi Perangkat Keras: Sambungkan perangkat keras POS (layar sentuh, printer, dll.).
  • Instalasi Software POS: Download dan install aplikasi POS (untuk desktop POS) atau install aplikasi dari app store (untuk mobile POS).
  • Konfigurasi Awal: Setup akun pengguna, informasi bisnis, pengaturan pajak, metode pembayaran, dan printer.
  • Input Data Produk dan Inventaris: Masukkan data produk, harga, stok awal, dan kategori.
  • Pelatihan Singkat untuk Staf: Berikan pelatihan dasar kepada staf tentang penggunaan transaksi penjualan dan fungsi-fungsi utama POS.
  • Uji Coba Transaksi: Lakukan beberapa transaksi uji coba untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik.

Kesimpulan: Investasi Sistem POS

Point of Sales Di tengah lanskap bisnis Indonesia yang dinamis dan kompetitif, investasi pada teknologi modern bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah keharusan strategis. Dari efisiensi operasional, peningkatan akurasi data, hingga pengalaman pelanggan yang lebih baik, manfaat POS sangatlah signifikan. 

Dengan memahami esensi, fitur, jenis, biaya, dan tren terkini sistem POS, Anda dapat membuat keputusan investasi yang cerdas dan mentransformasi bisnis Anda menuju kesuksesan di era digital. 

Tantri.id hadir sebagai solusi revolusioner untuk bisnis F&B Anda di Indonesia! Bayangkan memiliki kasir online canggih dan menu QR digital yang sepenuhnya GRATIS, lengkap dengan lebih dari 120 fitur untuk mengelola bisnis Anda dengan lebih efisien dan meningkatkan omzet. Tantri.id bukan hanya aplikasi kasir biasa, tapi jurus ampuh untuk membawa bisnis F&B Anda naik kelas di era digital.

Software POS Tantri sebagai salah satu pilihan terbaik

• Flexible Payment: Bisa Gratis dengan bebankan ke pelanggan Rp 1.000/transaksi / Tahunan
• 120+ Fitur Lengkap: Dapatkan semua yang Anda butuhkan dalam satu aplikasi, mulai dari order manajemen, POS digital, inventory, laporan keuangan, hingga promosi digital.
• Ada Fitur QR Menu: Permudah pelanggan memesan dan tingkatkan pengalaman bersantap dengan menu QR code yang menarik.
• Omzet & Efisiensi Meningkat: Kelola bisnis Anda dengan lebih efektif, percepat pelayanan, dan maksimalkan keuntungan.
• Mudah Digunakan: Interface yang intuitif dan user-friendly, mudah dipelajari bahkan untuk pemula.

Coba DEMO GRATIS Tantri.id dan rasakan sendiri bagaimana bisnis F&B Anda bisa melesat maju dengan solusi kasir online dan QR menu yang revolusioner! Klik di sini untuk mulai!