Dalam bisnis kuliner, contoh stock opname sangat penting dipahami agar dapat diimplementasikan dalam operasional. Stock opname atau inventarisasi stok adalah proses penting untuk memastikan ketersediaan bahan makanan, minuman, dan perlengkapan lainnya tetap optimal.

Dengan stock opname yang terstruktur dan teliti, restoran dapat terhindar dari pemborosan, kekurangan stok, atau bahkan kesalahan lainnya. Tidak hanya itu, tren implementasi stock opname di restoran kini semakin meningkat, mengingat semakin kompleksnya operasional dalam bisnis kuliner.

Dalam artikel ini, kita akan memahami proses dan contoh pembuatan stock opname cafe & resto yang tepat, serta bagaimana menggunakan aplikasi kasir untuk memudahkan pengelolaan manajemen stok bagi bisnis kuliner.

Memahami Stock Opname atau Pembukuan Cafe

Sebelum panduan dan contoh stock opname, penting bagi kita untuk memahami dasar mengenai definisi hingga manfaat stock opname bagi bisnis kuliner.

1. Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah kegiatan rutin untuk menghitung dan memverifikasi ketersediaan stok bahan baku/barang di tempat penyimpanan sebelum dipasarkan, dijual, atau digunakan dalam operasional. 

Tujuan stock opname adalah untuk memantau persediaan dan memastikan keakuratan data stok, mencegah kesalahan dalam pencatatan atau penghitungan, dan membantu pengambilan keputusan bisnis yang tepat terkait persediaan bahan baku makanan/minuman.

2. Manfaat Stock Opname

Proses stock opname dalam bisnis kuliner bisa berdampak positif pada operasional kerja dan sistem keuangan. Manfaat tersebut diantaranya:

• Mengetahui persediaan bahan baku dengan mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan datanya
• Dengan data persediaan yang tercatat dengan baik, pengelola dapat merencanakan dan mengatur pesanan makanan
• Operasional lebih profesional dan terorganisir karena adanya pembukuan cafe yang lebih baik
• Meminimalisir kerugian, pemborosan, hingga pencurian
• Menghitung efektivitas pengeluaran budget persediaan sebelumnya, evaluasi, dan memperbaiki jika ada kekurangan atau kelebihan baku.

Baca Juga: QR Code Makanan: Jenis, Cara Membuat & 3 Contohnya [Lengkap]

Tips dan Langkah Melakukan Stock Opname

Anda dapat dengan mudah mencari contoh stock opname cafe atau restoran paling pas untuk jenis bisnis yang dijalankan. 

Diantaranya ada metode FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out). Kedua metode tersebut saling bersinggungan. Jika FIFO menjual produk yang pertama kali masuk ke gudag, maka LIFO akan mendahulukan penjualan barang yang datang terakhir kali. Berikut tips dan langkah membuatnya:

1. Langkah Persiapan:

• Siapkan alat yang diperlukan seperti kalkulator, buku catatan, pena atau pensil, dan kartu stok.
• Tentukan frekuensi stock opname, apakah dilakukan setiap hari, mingguan, bulanan, atau sesuai kebutuhan. Frekuensi stock opname harus tepat waktu agar informasi stok tetap akurat dan selalu diperbaharui. 

2. Pelaksanaan dengan Metode FIFO:

• Mulailah dengan mengidentifikasi barang atau bahan baku yang masuk terakhir ke gudang atau tempat penyimpanan.
• Lanjutkan dengan menghitung dan mencatat jumlah barang atau bahan baku yang tersisa di gudang.
• Urutkan barang atau bahan baku berdasarkan tanggal masuknya, kemudian hitung dan catat jumlah stok untuk setiap batch atau tanggal masuk.
• Hitung total stok berdasarkan FIFO (barang yang masuk pertama adalah yang pertama keluar) agar data jumlah stok lebih aktual.

Baca Juga: Sistem POS Kasir vs Mesin Kasir, Mana yang Bisnismu Butuhkan?

3. Pelaksanaan dengan Metode LIFO:

• Identifikasi barang atau bahan baku yang masuk terakhir.
• Lanjutkan dengan menghitung dan mencatat jumlah barang tersebut yang tersisa di gudang.
• Urutkan barang atau bahan berdasarkan tanggal masuknya dan hitung stok untuk setiap batch atau tanggal masuk.
• Hitung total stok berdasarkan LIFO (barang yang masuk terakhir adalah yang pertama keluar).

4. Analisis & Tindak Lanjut:

1. Cara Hitung Selisih Stok

• Kurangi jumlah stok aktual yang didapat dari FIFO atau LIFO dengan jumlah stok yang tercatat dalam sistem atau buku catatan.
• Selisih positif menunjukkan lebih banyak stok fisik dibandingkan dengan yang tercatat, sedangkan selisih negatif menunjukkan kekurangan stok.

2. Tindak Lanjut

• Jika terdapat selisih stok, identifikasi penyebabnya seperti kesalahan pencatatan, pencurian, atau pemborosan.
• Periksa catatan stok dan lakukan investigasi lebih lanjut untuk mencegah terulangnya kesalahan di masa depan.
• Ambil langkah-langkah untuk mengatasi dan menyelesaikan selisih stok, misalnya dengan melakukan penyesuaian stok atau pemesanan barang tambahan.

Contoh Stock Opname Cafe & Restoran

Ada beberapa contoh stock opname yang akan kami tunjukkan kepada Anda, ada yang manual dan ada yang berbasis digital.

A. Contoh Stock Opname Format Excel – Metode FIFO

Contoh stock opname paling pas untuk bisnis F&B adalah metode FIFO. Hal ini karena bisnis kuliner berhubungan dengan bahan baku yang ketahanannya terbatas, sehingga bahan yang paling dulu datang adalah barang yang harus lebih dulu digunakan.

Berikut contoh stock opname cafe dengan format penulisan tabel di excel dengan metode FIFO (First In, First Out):

Baca Juga: QR Code Menu: Cara Membuat Menu Digital Praktis, Bisnis F&B Wajib Punya!

B. Contoh Stock Opname Format Excel – Metode LIFO

Kita juga perlu mengetahui contoh stock opname cafe dengan metode LIFO (Last In, First Out), dan berikut gambaran format tabelnya:

Tabel di atas adalah contoh sederhana laporan stock opname restoran atau cafe. Pada tabel tersebut, Anda bisa menyesuaikan nama barang, tanggal masuk, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa stok, dan lainnya sesuai kebutuhan laporan stok di bisnis restoran Anda.

C. Contoh Stock Opname di Aplikasi Kasir Tantri

Berikut contoh tampilan stock opname restoran secara digital dari aplikasi kasir ‘Tantri’:

1) Contoh Laporan Stock Opname Persediaan / Stok Bahan

2) Daftar Stock Opname

3) Daftar Pesanan Stok/Bahan

Baca Juga: Aplikasi Kasir Gratis Selamanya vs. Berbayar: Mana Terbaik?

Tools Pembuat Stock Opname

Contoh stock opname yang kami berikan di atas adalah 2 contoh berbeda. Contoh pertama adalah contoh pembukuan cafe yang dibuat dengan software Microsoft Excel, sedangkan yang satunya adalah contoh laporan stock opname rerstoran yang dibuat secara otomatis dari aplikasi kasir Tantri.

Untuk melakukan stock opname dengan lebih efisien dan akurat, Anda dapat menggunakan berbagai tools atau teknologi yang sudah banyak saat ini. Berikut beberapa tools atau alat pembuat stock opname yang bisa digunakan pada bisnis kuliner Anda:

1. Software Manajemen Stok
2. Aplikasi Mobile
3. Spreadsheet (Seperti Microsoft Excel atau Google Sheets)
4. Kartu Stok Manual: berbentuk buku catatan atau kartu fisik untuk setiap item barang
5. Barcode Scanner
6. Printer Barcode
7. Software Custom
8. Aplikasi Kasir yang Terintegrasi dengan Fitur Stock Opname

Dalam memilih tools atau teknologi yang sesuai untuk stock opname bisnis kuliner, Anda harus memperhatikan kebutuhan dan skala bisnis kuliner Anda. 

Pencatatan stok manual bisa dilakukan secara custom oleh diri sendiri sesuai kebutuhan. Namun jika membutuhkan yang praktis, ada aplikasi kasir Tantri yang memiliki fitur Inventory untuk mengelola “Daftar Stok”, “Stock Opname”, “Daftar Pemasok”, dan “Pembelian Stok”.

Baca Juga: Tutorial Scan Barcode Makanan dengan Aplikasi & Tanpa Aplikasi

Integrasi Aplikasi Kasir Tantri & Fitur Stock Opname

Kemajuan teknologi telah berkembang. Otomatisasi operasional dalam bisnis kuliner pun tak terkecualikan. 

Kini ada sistem aplikasi kasir khusus F&B yang tak hanya berguna untuk pencatatan transaksi, scan menu, dan melakukan pembayaran.

Lebih dari itu, ada aplikasi kasir yang terintegrasi dengan berbagai fitur lengkap untuk membantu operasional bisnis kuliner Anda, seperti fitur inventory yang di dalamnya terdapat manajemen stok atau stock opname. Dan Anda dapat menemukannya di aplikasi kasir Tantri.

Berikut ini video live demo mengenai penggunaan sistem-sitem yang ada di fitur Inventory, termasuk cara mengelola Stok Opname:

A. Keuntungan Integrasi Manajemen Stock dalam Aplikasi Kasir

1. Real-time Update: Stok barang akan terupdate secara real-time setelah transaksi penjualan atau pembelian sehingga informasi stok selalu akurat.
2. Efisiensi: Menghemat waktu dan tenaga dalam melakukan stock opname karena data stok terupdate otomatis di dalam aplikasi kasir.
3. Akurasi Data: Meminimalisir risiko kesalahan manusia dalam pencatatan stok karena proses otomatis dari aplikasi kasir
4. Optimalisasi Persediaan: Dengan informasi stok yang akurat, Anda bisa melakukan perencanaan stok yang lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
5. Integrasi Proses Bisnis: Mengintegrasikan stock opname dengan aplikasi kasir mempermudah operasional bisnis kuliner Anda, mulai dari penjualan, pembelian, hingga manajemen stok dalam satu sistem yang terintegrasi.

B. Bagaimana Melakukan Stock Opname dari Aplikasi Kasir

1. Pilih Metode Pencatatan: Pilih metode pencatatan stok yang akan digunakan (FIFO, LIFO, dll)
2. Lihat Daftar Barang: Lihat daftar barang atau bahan baku beserta jumlah stok yang tercatat di sistem
3. Input Stok Fisik: Lakukan penghitungan stok fisik untuk setiap barang dan masukkan ke dalam aplikasi
4. Lihat Selisih Stok: Aplikasi akan menghitung selisih antara stok fisik dengan stok yang tercatat di sistem
5. Tindak Lanjut: Berdasarkan selisih stok, aplikasi dapat memberikan rekomendasi tindak lanjut, seperti memperbaiki data stok atau Anda perlu melakukan pembelian barang/bahan baku tambahan

Baca Juga: Review Tantri: Aplikasi Kasir Android Online Terbaik untuk Cafe & Resto

C. Apa Saja yang Tercatat dalam Stock Opname Digital

1. Daftar Barang: Tampilan daftar barang/bahan baku yang tersedia dengan informasi jumlah stok saat ini
2. Pilihan Metode: Pilihan untuk memilih metode penghitungan stok, seperti FIFO, LIFO, atau metode lainnya
3. Input Stok Fisik: Kolom untuk memasukkan jumlah stok fisik yang ada di gudang atau tempat penyimpanan
4. Hasil Stock Opname: Menampilkan selisih antara stok fisik dengan stok yang tercatat di sistem, serta saran tindakan lanjut.

D. Full Fitur Aplikasi Kasir Tantri

Tak hanya sistem stock opname, aplikasi kasir terbaik Tantri juga punya segudang fitur utama yang bakalan bantu mempermudah opersional bisnismu. Cek!

Order Management Manajemen Pesanan Integrasi Pembayaran Digital Manajemen Reservasi Open Bill/Close Bill Save Bill/Split Bill Electronic Receipt	Point of Sales POS Digital Laporan Keuangan Laporan Penjualan Menu Orderan Data Pelanggan Reservasi
Back Office: Dashboard Backoffice Manajemen Karyawan Manajemen Multi-outlet	Voucher Diskon: Voucher Umum Voucher Khusus Voucher Product
Inventory: Daftar Stok Stok Opname Pembelian Stok Daftar Pemasok Distribusi Stok	Shifting: Atur Jadwal Shift Absensi (Selfie & Geotagging) Laporan Absensi Summary Report Per Shift
Table Management: Floor Management Table Management	PIN Authentication: Penggantian PIN Auth Log PIN Auth 
Split Bill	Split Payment

Penutup

Di era teknologi saat ini, aplikasi kasir F&B yang terintegrasi dengan fitur stock opname dapat mempermudah pengelolaan manajemen stok dalam operasional bisnis kuliner. 

Panduan membuat serta contoh stock opname manual dan digital di atas menjadi referensi terbaik untuk melakukan manajemen dan kontrol terhadap persediaan barang atau bahan baku bisnis kuliner Anda.

Tingkatkan efisiensi manajemen stok Anda dengan menggunakan aplikasi kasir Tantri yang telah dilengkapi dengan fitur stock opname. Dapatkan informasi stok yang real-time, analisis selisih stok yang cepat, dan optimalisasi persediaan barang/bahan baku dengan mudah.